Invoering UBO-register

Per 27 september 2020 is de registratieplicht in het UBO-register ingevoerd. Bestaande bv’s, rechtspersonen en personenvennootschappen hebben nog 18 maanden de tijd om hun UBO’s in te schrijven. Nieuwe inschrijvers in het handelsregister moeten per direct aan de UBO-registratie voldoen.

Wat is een UBO?

Ultimate Beneficial Owners zijn personen die meer dan 25% van het economisch belang in een organisatie hebben. Voorbeeld: bij een bv zijn dit personen die meer dan 25% van de aandelen hebben, bij een vof of maatschap zijn het de personen die meer dan 25% directe of indirecte eigendomsbelang hebben.

Wanneer er aan de hand van deze criteria geen UBO kan worden vastgesteld, bijvoorbeeld omdat de belangen kleiner dan 25% zijn, worden de bestuurders als UBO aangemerkt. Tenslotte kan men ook UBO zijn wanneer men (informeel) feitelijk invloed of zeggenschap uitoefent binnen de onderneming.

UBO-register

Het UBO-register komt voort uit Europese regelgeving ter voorkoming van witwassen en terrorismefinanciering. Elk EU-land moet dan ook een UBO-register bijhouden.

KvK schrijft hierover het volgende: “Het UBO-register maakt transparanter wie aan de touwtjes trekt bij organisaties die in Nederland zijn opgericht. Zo kunnen personen hun financieel-economische criminaliteit niet meer verhullen achter juridische entiteiten. Daarnaast kunnen personen en organisaties door de openbaarheid van het register beter geïnformeerd besluiten met wie zij zaken doen.”

Inschrijven

Circa 1,5 miljoen organisaties en ondernemingen moeten een UBO gaan inschrijven in het register. Onder andere eenmanszaken en Verenigingen van Eigenaars vallen buiten deze verplichting.

Bestaande organisaties kunnen hun UBO digitaal doorgeven. Ook kan er voor gekozen worden om een papieren formulier in te vullen of om een notaris in te schakelen. De inschrijving is kosteloos.

Nieuwe inschrijvers in het handelsregister van KvK dienen hun UBO direct in te schrijven. Dit kunnen zij alleen persoonlijk doen en niet online zoals bestaande organisaties mogen.

Bestaande organisaties en ondernemingen hebben nog uiterlijk tot 27 maart 2022 de tijd om dit te doen. Zij zullen binnenkort een brief ontvangen van de Kamer van Koophandel met daarin informatie over het UBO-register.

Stappenplan

Op de website van Kamer van Koophandel is een handleiding opgesteld om te helpen bij het inschrijven van een UBO.

Niet voor elke organisatie zal even eenvoudig aan te duiden zijn wie UBO is of niet, zeker bij complexe (internationale) structuren. Ons advies is dan ook om tijdig te beginnen met het identificeren van de UBO(‘s).

De volgende gegevens moet de UBO in ieder geval opgeven: naam, geboortedatum, nationaliteit, het woonland, net als de aard en omvang van het belang. De meeste gegevens zijn openbaar en zijn op te vragen via een KVK uittreksel UBO-register.