Privacyverklaring Extendum

1 juni 2018

In deze privacyverklaring leggen wij uit welke persoonsgegevens Extendum verzamelt, waarom we deze gegevens verzamelen en wat wij ermee doen. Wij vinden het belangrijk dat er zorgvuldig met uw gegevens wordt omgegaan en wij zorgen ervoor dat de persoonlijke informatie die u ons verstrekt vertrouwelijk wordt behandeld. Deze privacyverklaring is van toepassing op alle diensten van Extendum. In de kern komt onze privacyverklaring er op neer dat wij uw persoonsgegevens:

  • alleen gebruiken voor doelen die met u zijn overeengekomen
  • niet met anderen zullen delen
  • zorgvuldig beveiligen

Wanneer u vragen heeft die niet in deze privacyverklaring worden beantwoord, suggesties of opmerkingen heeft over de inhoud of wanneer u een klacht heeft over de manier waarop wij met uw persoonsgegevens omgaan, laat het ons weten. U kunt hiervoor een e-mail sturen of gebruik maken van de contactgegevens aan het eind van de privacyverklaring.

Persoonsgegevens

Op allerlei manieren komen wij in aanraking met persoonsgegevens die wij verwerken. Bijvoorbeeld als wij met u een overeenkomst hebben gesloten. Wij kunnen deze gegevens van uzelf hebben ontvangen, bijvoorbeeld via onze website, e-mail, telefoon of app. Daarnaast kunnen wij uw persoonsgegevens in het kader van onze dienstverlening verkrijgen via derden. Welke persoonsgegevens Extendum verwerkt is afhankelijk van de aard van de overeenkomst en omstandigheden. Dat gaat onder meer om de volgende gegevens:

  • NAW-gegevens
  • Geboortedatum en -plaats
  • Geslacht
  • Contactgegevens zoals e-mailadressen of telefoonnummers
  • Inkomens- en vermogensgegevens
  • Bankrekeningnummers
  • Gegevens over uw activiteiten op onze website
  • IP-adres, internetbrowser en apparaat type

Daarnaast kan het gaan om bijzondere en/of gevoelige persoonsgegevens. Verwerking van die gegevens vindt in de regel slechts plaats indien daarvoor een wettelijke grondslag is of toestemming voor is gegeven. Het betreft dan onder andere BSN-nummers noodzakelijk voor aangiftes, financiële gegevens in het kader van pensioenadvies of gegevens die nodig zijn voor de uitvoering van wettelijke re-integratieverplichtingen en verzuimmanagement.

Beveiliging

Extendum heeft voor de bescherming van de persoonsgegevens passende organisatorische en technische maatregelen getroffen in lijn met de daarvoor geldende wettelijke eisen en richtlijnen. Betrokken medewerkers van Extendum worden verplicht tot geheimhouding en zijn op de hoogte gesteld van de verantwoordelijkheden en verplichtingen volgend uit de AVG en procedures met betrekking tot datalekken.

Grondslagen voor en doeleinden van de verwerking

De verwerking van persoonsgegevens vindt meestal plaats om uitvoering te geven aan de met u gesloten overeenkomst of om te kunnen voldoen aan een wettelijke verplichting. Er kan ook een gerechtvaardigd belang zijn om gegevens op te slaan en te gebruiken, voor het onder de aandacht brengen en aanbieden van nieuwe of verbetering van bestaande diensten of actuele informatie, het beantwoorden van vragen van bezoekers van de website, het versturen van nieuwsbrieven of het verzamelen van gegevens voor analyse van de website.

In een enkel geval kan het zijn dat wij persoonsgegevens om andere dan bovenstaande redenen willen verwerken en dat wij u daar expliciet toestemming voor zullen vragen. Uitgangspunt is dat de verwerking van persoonsgegevens slechts gebeurt voor het doel waarvoor deze zijn verstrekt.

Inschakeling van derden en ontvangers van gegevens

Extendum verkoopt geen persoonsgegevens aan derden. In het kader van onze dienstverlening kan Extendum wel gebruikmaken van diensten van derden als (sub)verwerker, waarbij persoonsgegevens betrokken zijn. Het gaat dan bijvoorbeeld om specialistische werkzaamheden in het kader van pensioen, verzuimmanagement of salarisverwerking. Daarnaast maakt Extendum bij de uitvoering van overeenkomsten gebruik van specialistische softwarepakketten, hosting en dergelijke waarin persoonsgegevens worden opgeslagen en/of verwerkt. Met al deze partijen sluit Extendum overeenkomsten waarin afspraken over de wijze van verwerking, de beveiliging en dergelijke zijn vastgelegd.

Tot slot zijn er nog partijen die noodzakelijkerwijs ter uitvoering van de met Extendum overeengekomen werkzaamheden persoonsgegevens ontvangen. Dat betreft onder andere de Belastingdienst, bedrijfsverenigingen, pensioenfondsen, kredietinstellingen of verzekeringsmaatschappijen. Deze partijen zijn in de regel zelf verantwoordelijk voor de verwerking en beveiliging van de betrokken persoonsgegevens.

Rechten van betrokkenen

U heeft de volgende rechten als betrokkene:

  • recht op informatie: het recht om te weten of en welke persoonsgegevens van u verwerkt worden en met welk doel
  • recht op inzage, correctie, aanvulling of verwijdering te verzoeken van uw persoonsgegevens
  • bezwaar maken tegen of beperking te verzoeken van uw persoonsgegevens
  • het intrekken van gegeven toestemming
  • uw persoonsgegevens over te dragen aan een ander
  • een klacht in te dienen bij de toezichthoudende autoriteit

U kunt hiervoor een e-mail sturen of gebruik maken van de contactgegevens aan het eind van de privacyverklaring.

Bezoekgegevens Extendum.nl

Wij gebruiken cookies om uw instellingen en voorkeuren te onthouden. U kunt deze cookies uitzetten via uw browser. Op onze website worden algemene bezoekgegevens (klikgedrag) bijgehouden. In dit kader kan met name het IP-adres van uw computer, de eventuele gebruikersnaam, het tijdstip van opvraging en gegevens die de browser van een bezoeker meestuurt, worden geregistreerd en worden gebruikt om inzicht te krijgen in het gedrag van bezoekers op de website met als doel de website beter af te stemmen op de behoefte van haar bezoekers. Wij proberen deze gegevens zo veel mogelijk te anonimiseren.

Google Analytics

Extendum maakt gebruik van Google Analytics om bij te houden hoe gebruikers onze website gebruiken en hoe effectief onze Adwords-advertenties bij Google zoekresultaatpagina’s zijn. De informatie wordt, met inbegrip van het adres van uw computer (IP-adres), overgebracht naar en door Google opgeslagen op servers in de Verenigde Staten. Lees het privacybeleid van Google voor meer informatie, alsook het specifieke privacybeleid van Google Analytics. Google gebruikt deze informatie om bij te houden hoe onze website gebruikt wordt, om rapporten over de website aan ons te kunnen verstrekken en om haar adverteerders informatie over de effectiviteit van hun campagnes te kunnen bieden. Google kan deze informatie aan derden verschaffen indien Google hiertoe wettelijk wordt verplicht, of voor zover deze derden de informatie namens Google verwerken. Wij hebben hier geen invloed op. Wij hebben Google niet toegestaan de verkregen analytics informatie te gebruiken voor andere Google diensten. Zie voor meer informatie de privacyverklaring van Google.

Sociale netwerken

Op de website van Extendum zijn knoppen opgenomen om pagina’s te kunnen delen op sociale netwerken zoals Facebook, Google+, LinkedIn en Twitter. Door deze knoppen die worden aangeleverd door de sociale netwerken zelf, worden onder meer cookies geplaatst. Meer informatie vindt u in de privacyverklaring van FacebookGoogle+, LinkedIn en van Twitter om te zien wat zij met uw persoonsgegevens doen.

Nieuwsbrief

Extendum biedt een nieuwsbrief aan met gebruikmaking van de mailtoepassing Mailchimp. Hierin informeren wij aangesloten accountantskantoren en geïnteresseerden over ontwikkelingen die betrekking hebben op onze advisering en dienstverlening. Uw e-mailadres wordt alleen met uw expliciete toestemming toegevoegd aan het mailbestand. Iedere nieuwsbrief bevat een link waarmee u zich kunt afmelden. Het mailbestand van de nieuwsbrief wordt niet aan derden verstrekt. Zie voor meer informatie de privacyverklaring van Mailchimp.

Bewaartermijnen

Extendum zal uw persoonsgegevens niet langer verwerken dan nodig is voor het doel waarvoor deze zijn verstrekt. In de regel wordt aangesloten bij de wettelijke, fiscale of onroerend goed bewaarplichten. Bij gebreke van een wettelijk termijn hanteert Extendum een bewaartermijn van twee jaar na de laatste opdracht, waarna de betrokken gegevens worden vernietigd.

Verwerking binnen de EER

Extendum verwerkt persoonsgegevens alleen binnen de Europese Economische Ruimte, tenzij anders aangegeven in deze privacyverklaring, ingeval van contacten via de website, Google Analytics, LinkedIn, Twitter of Facebook. Deze partijen zijn ‘EU-VS Privacy Shield’-gecertificeerd, zodat zij zich moeten houden aan de Europese privacyregelgeving.

Wijzigingen

Deze privacyverklaring kan worden gewijzigd. Deze wijzigingen worden bekend gemaakt op deze website en daarbij wordt de laatstgenoemde wijzigingsdatum vermeld. Wij adviseren u daarom regelmatig deze privacyverklaring te raadplegen.

Contactgegevens

Voor nadere informatie over deze privacyverklaring of het privacybeleid van Extendum kunt u contact met ons opnemen.