Wat te doen als uw salarisadministrateur afwezig is?

Het kan een stressvolle situatie zijn: de salarisadministrateur is ziek of heeft ontslag genomen en u staat voor de uitdaging om de salarisverwerking voort te zetten. Geen paniek! Er zijn stappen die u kunt nemen om ervoor te zorgen dat alles soepel blijft verlopen, zelfs als de salarisadministrateur niet beschikbaar is.

1. Documenteer de processen

Het begint allemaal met een duidelijk overzicht van de salarisadministratieprocessen. Teken een procesflow uit waarin u de verschillende stappen in kaart brengt, van het verzamelen van gegevens tot het uitbetalen van salarissen. Dit helpt niet alleen bij het begrijpen van de workflow, maar ook bij het identificeren van mogelijke knelpunten.

2. Procesbeschrijvingen opstellen

Naast de procesflow is het belangrijk om gedetailleerde procesbeschrijvingen te hebben. Deze beschrijven stap voor stap hoe elk proces moet worden uitgevoerd. Denk aan taken zoals het berekenen van salarissen, het verwerken van belastingen en het opstellen van loonstroken. Door deze beschrijvingen te hebben, kunnen andere medewerkers de taken overnemen als dat nodig is.

3. Cross-training van medewerkers

Het is verstandig om meerdere medewerkers op te leiden in salarisadministratieprocessen. Dit betekent niet dat iedereen een expert moet zijn, maar wel dat ze basiskennis hebben van de procedures. Zo kunt u snel schakelen als er iemand uitvalt. Overweeg ook om een back-up salarisadministrateur aan te wijzen.

4. Gebruik van softwaretools

Moderne salarisadministratie vereist vaak het gebruik van softwaretools. Zorg ervoor dat uw team bekend is met de gebruikte software en dat ze weten hoe ze ermee moeten werken. Dit vergemakkelijkt de overgang als iemand anders de taken moet overnemen.

5. Communicatie met medewerkers

Informeer uw medewerkers over de situatie. Leg uit dat er tijdelijke veranderingen zijn en dat u alles onder controle heeft. Dit voorkomt onnodige onrust en zorgt ervoor dat iedereen op de hoogte is van de nieuwe procedures.
Hoewel het uitvallen van een salarisadministrateur stressvol kan zijn, hoeft het niet tot slapeloze nachten te leiden. Met de juiste voorbereiding en communicatie kunt u ervoor zorgen dat de salarisverwerking soepel blijft verlopen, zelfs als de salarisadministrateur niet beschikbaar is.

Extendum kan u ondersteunen.

Wij kunnen de procesflow en procesbeschrijvingen voor u opstellen. De procesflow wordt opgesteld met zogenaamde ‘swimming lanes’ zoals in onderstaand voorbeeld:

Deze swimming lanes geven aan wie verantwoordelijk is voor bepaalde stappen. De processen kunnen wij opleveren met gebruikmaking van uw huisstijl. Extendum heeft ervaring met meerdere salarissoftware programma’s. Wij kunnen uw medewerkers trainen op deze salarissoftware. Indien gewenst kan Extendum ook uw salarisadministratie overnemen.

Heeft u naar aanleiding van dit artikel vragen, opmerkingen of wilt u weten wat de mogelijkheden zijn? Neem gerust contact met ons op, we helpen u graag!