Implementatie van salarissoftware: een projectmatige aanpak

Het implementeren van salarissoftware is een complex proces dat zorgvuldige planning, coördinatie en expertise vereist.

Hieronder geven wij u een weergave van projectfasen en activiteiten die benodigd zijn voor een succesvolle implementatie van salarissoftware.

Fasen van een salarissoftware-implementatie

1. Projectinitiatie
In deze fase wordt het projectplan opgesteld, inclusief tijdslijnen en benodigde resources. Het doel is om een duidelijk kader te creëren voor het verdere verloop van het project.

2. Voorbereiden/uitwerken
Alle details met betrekking tot de salarisverwerkingsbehoeften worden vastgelegd. Dit omvat het opstellen van een inrichtingsdocument waarin zaken zoals bedrijfsstructuur, grootboekschema, cao-regelingen en speciale configuraties worden beschreven.

Ook wordt een data-migratieplan opgesteld, waarin zaken zoals ‘hoe om te gaan met de data-migratie’ maar ook ‘hoe om te gaan met historische gegevens’ worden beschreven.

De processen in scope worden uitgewerkt in bijvoorbeeld het programma MS Visio en procesbeschrijvingen worden uitgewerkt.

Er wordt een trainingsplan opgesteld waarin wordt beschreven wie er getraind moeten worden en op welke modules. Niet onbelangrijk is om ook de trainingen daadwerkelijk in te plannen en te zorgen dat er een trainingsomgeving is, inclusief een trainer.

De benodigde toegangen tot de software en/of portaal worden in kaart gebracht en met het implementatieteam besproken.

3. Bouwen/Inrichten van het systeem
In deze fase wordt de salarissoftware daadwerkelijk ingericht.

Taken omvatten het aanmaken van bedrijfsstructuren, grootboekschema en grootboekrekeningen. Tevens de koppelingen met instanties, configuratie van salarisverwerking, loonstroken, rapportages en interfaces.

Het testplan en testscenario’s worden ook opgesteld.

4. Testen
Datamigratie voor testdoeleinden wordt uitgevoerd.

De afgesproken testscenario’s worden getest en eventuele bevindingen worden besproken en opgelost.

5. Go-Live
Een Cut-Over-plan wordt opgesteld voor de overgang naar de productieomgeving. Een Go/No-Go-vergadering bepaalt of het systeem live kan gaan. Tot slot vindt de overdracht plaats naar de operationele afdeling.

Extendum als uw partner in salarissoftware-implementatie

Niet alle organisaties hebben de interne expertise om dergelijke implementatieprojecten uit te voeren. Door uitgebreide ervaring in projecten kan Extendum u op verschillende manieren ondersteunen. Onderstaand een paar mogelijkheden:

• Projectmanager klant: de leverancier van de salarissoftware zet meestal een eigen projectmanager in om de implementatie uit te voeren. Deze projectmanager is verantwoordelijk voor de coördinatie en het leidinggeven aan het implementatieproject. Echter, vaak is het benodigd ook een projectmanager vanuit de klant aan te stellen. Deze projectmanager werkt nauw samen met de projectmanager van de leverancier maar de primaire focus is de belangen van u als klant te behartigen. In de rol als projectmanager klant worden onder andere de interne communicatie, planningen verzorgd.
• Stuurgroeplid: vertegenwoordiging van uw belangen in het projectteam.
• Service Transitie Consultant: een tussenpersoon tussen projectleden en uw operationele afdeling. Als Service Transitie Consultant zorgen wij voor een soepele overdracht van het project naar de operationele afdelingen. Ook zullen wij alternatieve oplossingen aanreiken op gebied van techniek, processen en de inzet van resources.

Heeft u vragen of wilt u meer informatie? Neemt u gerust contact met ons op. We helpen u graag!