Actiepunten nieuwe wet- en regelgeving en bijbehorende acties

Het einde van 2018 komt al in zicht. Samen met u kijken wij terug op een enerverend jaar met veel nieuwe wet- en regelgeving.

Wij hebben waardering voor de wijze waarop veel kantoren hun best gedaan hebben om dit te implementeren. Gezien de flinke tijdsbelasting hebben wij ook veel begrip voor die kantoren, die nog niet overal aan toe zijn gekomen en daarom ondersteunen wij u graag.

Wij vatten de, voor u relevante, nieuwe wet- en regelgeving samen en attenderen u op acties die mogelijk nog van u verwacht worden in het kader van:

1. de NVKS
2. de AVG
3. de herziene Wwft
4. uw Beroepsaansprakelijkheidsverzekering.

Nadere voorschriften kwaliteitssystemen (NVKS)

De NVKS is in 2018 van kracht geworden.

Actie
De NVKS vereist dat u ten minste één keer per jaar uw stelsel van kwaliteitsbeheersing evalueert. 2018 Is het eerste jaar waarin de evaluatie van onderstaande punten dient plaats te vinden.

• Is uw stelsel van kwaliteitsbeheersing relevant en toereikend?
• Wordt uw stelsel van kwaliteitsbeheersing nageleefd op opdrachtniveau?

Werkprogramma Extendum Kennisbank
Op onze Kennisbank staat een werkprogramma voor het uitvoeren van deze evaluatie. Daarbij treft u ook een takenoverzicht aan voor de kwaliteitsmanager vanuit de NVKS.

Voor zover dit nog niet is gebeurd, zorg dat u vóór 31 december as. uw evaluatie hebt uitgevoerd.

NVKS verlicht regime
Valt uw kantoor onder het verlichte regime voor kleine accountantseenheden? Dan verwacht de NVKS dat u uw evaluatie bespreekt met een onafhankelijke accountant van buiten de accountantseenheid die over deskundigheid en ervaring beschikt op het gebied van kwaliteitsbeheersing, bij voorkeur uw waarnemer. Zorgt u ervoor dat ook deze bespreking vóór 31 december as. heeft plaatsgevonden. Op onze Kennisbank staat hiervoor een model bespreekverslag.

Wilt u ondersteuning bij de evaluatie, of wilt u uw evaluatie met ons bespreken? Neem dan contact op met één van onze adviseurs: Dick Lokerse (06 20 933 387) of Guus de Vries (06 13 543 085).

Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG)

De AVG is op 25 mei 2018 van kracht geworden. Dit betekent dat iedere organisatie die regelmatig persoonsgegevens verwerkt, vanaf dat moment, verplicht is passende organisatorische en technische maatregelen te treffen om deze persoonsgegevens te beschermen.

Actie
Concreet schrijft de AVG voor dat u een privacy-administratie voert. Deze privacy-administratie dient de volgende zaken te omvatten:

• opstellen van een gegevensbeschermingsbeleid of privacybeleid;
• bijhouden van een register van verwerkingsactiviteiten; hierin registreert u activiteiten waarbij u persoonsgegevens verwerkt;
• sluiten van verwerkersovereenkomsten met (sub)verwerkers, waarin onder andere wordt geregeld welke beveiligingsmaatregelen de verwerker treft;
• opstellen van een protocol melden en registreren van datalekken met een register van eventuele datalekken.

Het Extendum Privacy Pakket
Het Extendum Privacy Pakket is een module waarmee u een privacy-administratie kunt opzetten, inrichten en onderhouden, die voldoet aan de eisen die de Autoriteit Persoonsgegevens daaraan stelt en daarmee ook aan de normen van de NBA. Meer informatie vindt u op www.extendum.nl/privacy.

Wilt u ondersteuning bij de opzet van uw privacy-administratie? Neemt u dan contact op met één van onze adviseurs Ruud Boerman (06 51 983 153), Ralph Vaessen (06 83 799 619) of Dick Lokerse (06 20 933 387) of vraag naar ons Extendum Privacy Pakket (088 55 123 00).

4^e Anti witwas richtlijn – herziene Wwft

Per 11 juli 2018 is de 4^e Anti witwas richtlijn in werking getreden. De herziene Wwft verplicht instellingen die onder de Wwft vallen – waaronder accountants- en belastingadvieskantoren – een risicobeoordeling op te stellen van hun risico´s op witwassen en terrorismefinanciering.

Risicobeleid
De herziene Wwft vereist dat accountantskantoren een risicobeleid vaststellen gericht op het beheersen van de risico’s op witwassen en terrorismefinanciering, gebaseerd op een door het accountantskantoor uit te voeren risicobeoordeling.

Cliëntenonderzoek
De vrijstelling van cliëntenonderzoek is vervallen. Dit betekent dus dat te allen tijde een cliëntenonderzoek dient te worden uitgevoerd, ook bij een verwacht laag risico.

PEP-beleid
Onder de gewijzigde Wwft wordt geen onderscheid meer gemaakt tussen een buitenlandse en een binnenlandse politically-exposed person (PEP). In die situatie is een verscherpt cliëntenonderzoek vereist. Bij elk cliëntenonderzoek is daarom de vraag aan de orde of u te maken hebt met een zogenaamde PEP.

UBO-beleid
De kring van uiteindelijk belanghebbenden is uitgebreid met natuurlijke personen behorend tot het hoger leidinggevend personeel, onder bepaalde voorwaarden.

Actie
U dient voortaan voor al uw cliënten een risicoprofiel te documenteren. Jaarlijks moet u vaststellen of dit risicoprofiel nog passend is. Een vast onderdeel van het cliëntenonderzoek is de vaststelling of u mogelijk te maken hebben met een Politiek Prominent Persoon (PEP). Is er sprake van een PEP dan dient automatisch het verscherpte onderzoek te worden uitgevoerd.

Extendum CDD-abonnement
Om uw cliëntenonderzoek te kunnen ondersteunen en op een efficiënte wijze jaarlijks te actualiseren, kunt u gebruik maken van het Extendum CDD-abonnement.

Formulier Extendum Kennisbank
In verband met de bovengenoemde wijzigingen adviseren wij u de bestaande risicoprofielen van uw cliënten te herzien en alsnog risicoprofielen op te stellen van de cliënten die voorheen vrijgesteld waren. U kunt voor het cliëntenonderzoek en het opstellen van de risicoprofielen gebruik maken van het geactualiseerde formulier A6107 Risicoanalyse cliëntonderzoek en cliëntprofiel in onze Kennisbank.

Heeft u specifieke vragen over de wijzigingen van de Wwft of het Extendum CDD-abonnement dan kunt u uiteraard ook persoonlijk contact met ons opnemen via 088 5512300 of mobiel:  Dick Lokerse (06  20 933 387), Guus de Vries (06 13 543 085) of Ralph Vaessen (06 83 799 619).

Beroepsaansprakelijkheidsverzekering

Veel verzekeraars waaronder Nationale Nederlanden en Delta Lloyd hebben dit jaar aangekondigd te stoppen met het verzekeren van het beroepsaansprakelijkheidsrisico voor accountants.

Actie
Wij hebben u destijds geadviseerd – indien u verzekerd bent bij Nationale Nederlanden of Delta Lloyd – stappen te ondernemen om uw beroepsaansprakelijkheidsrisico bij een andere verzekeraar onder te brengen. Alle polissen met een vervaldatum na 1 april 2018 worden namelijk niet meer verlengd.

Aansprakelijkheidsverzekering van Markel en Extendum
Extendum biedt accountantskantoren als alternatief een complete aansprakelijkheidsverzekering aan van Markel. Markel Nederland bestaat uit een team van specialisten met een rijke ervaring in verzekeringsproducten voor de zakelijke markt, met een specialisatie in aansprakelijkheidsrisico’s. De polis van Markel voldoet ruimschoots aan alle eisen van de NBA.

Meer informatie vindt u op www.extendum.nl/bav.

Tenslotte

Wij hebben het afgelopen jaar ons best gedaan u en uw kantoor te ondersteunen bij het implementeren van alle nieuwe wet- en regelgeving. Naast deze adviezen wijzen wij u tevens op onze opleidingsmogelijkheden. In het bijzonder attenderen wij u op de cursus Wwft die in 2019 opnieuw wordt geagendeerd.