Monitoren klantrelatie in het kader van de Wwft

02-03-2022  |  Bij het accepteren van een relatie en een opdracht dient op grond van de Wwft het volgende plaats te vinden: de cliënt dient geïdentificeerd te worden, de identiteit dient geverifieerd te worden én het risicoprofiel van de klant dient vastgelegd te worden.

Bovenstaande blijkt uit de tekst van de Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme (Wwft) en uit de inhoud van de NBA-handreiking 1124. Vervolgens wordt in paragraaf 6.7.4 van de handreiking beschreven dat de gegevens actueel gehouden moeten worden.

Klantrelatiemonitoring opgevraagd

Gebleken is dat bij een toetsing door de Raad van Toezicht (RvT) gevraagd kan worden naar de wijze waarop de accountantseenheid deze monitoring heeft vormgegeven. In de praktijk blijkt dat deze monitoring impliciet gedurende het hele jaar plaatsvindt. Per slot van rekening kent de MKB-accountant zijn klant. En voor veel kantoren is het inmiddels heel gebruikelijk dat van de klanten een adequate bedrijfsbeschrijving aanwezig is. Deze bedrijfsbeschrijving, waarin ook de Wwft-aspecten zijn genoemd, wordt jaarlijks geactualiseerd.

Continue monitoring

Het is bekend dat de Wwft geen onderscheid maakt tussen het soort opdracht dat voor een klant wordt uitgevoerd. De werkzaamheden genoemd in de aanhef dienen altijd en voor alle klanten uitgevoerd.

Het advies is om zorg te dragen voor een procedure waardoor zichtbaar is dat de continue monitoring van alle klanten ten minste één keer per jaar wordt vastgelegd. Het ligt voor de hand vast te leggen dat de gegevens nog actueel zijn:

• Bij de start van een nieuwe opdracht
• Bij ieder ander signaal dat er iets is gewijzigd

Bij de start van een nieuwe opdracht

Bij samenstelopdrachten en andere NVKS-opdrachten is het gebruikelijk dat vóór aanvang van de werkzaamheden wordt vastgesteld of aan de Wwft-formaliteiten is voldaan. De vragen in de werkprogramma’s geven hiervoor handvatten.

Bij andere opdrachten is dat veelal nog niet het geval. Zorg er sowieso voor dat ook bij deze opdrachten uit het dossier blijkt dat aan de Wwft-formaliteiten is voldaan.

Bij een ander signaal

Er zijn legio voorbeelden te noemen van signalen die mogelijk invloed hebben op het risicoprofiel van de klant. Enkele voorbeelden die moeten leiden tot een vastlegging zijn:

1. Wijziging van contacten bij de klant:
   1. directie,
   2. aandeelhouders,
   3. gemachtigden,
   4. UBO
2. Wijziging van het risicoprofiel (andere of meer producten, markten leveranciers en landen)
3. Op het moment dat informatie over de UBO wordt geëvalueerd met de klant.

Ons advies

Wij adviseren u om:

• In de notulen van het periodieke kantooroverleg op te nemen dat alle medewerkers is gevraagd naar bijzonderheden die aan hen ter ore zijn gekomen. Wijs iedereen erop dat het in het kader van de naleving van de Wwftvan belang is dat ieder altijd ogen en oren open heeft en opvallende zaken meldt bij de kantoorleiding.
• Jaarlijks één keer voor alle medewerkers een bijpraatsessie Wwft te organiseren.
• Bij aanvang van een (NVKS-)opdracht een Google-search uit te voeren en de uitkomsten daarvan vast te leggen.
• Eventueel een hulpmiddel aan te schaffen waarmee u uw cliëntonderzoek Wwft-proof kunt uitvoeren.
  • Bij Extendum kunt u een Customer Due Diligence (CDD) abonnement afsluiten waarmee u ongelimiteerd CDD-onderzoeken kunt uitvoeren.
• Alert te zijn op signalen van ongebruikelijke transacties. Dit is geen speurtocht!

Bijpraatsessie Wwft

Extendum kan voor uw kantoor een Bijpraatsessie Wwft verzorgen. Op 3 juni 2022 bieden wij het webinar ‘Bijpraatsessie Wwft’ aan, klik hier voor meer informatie of neem contact met ons op via opleidingen@extendum.nl. Ook kunt u een incompany (bijpraatsessie) Wwft voor uw kantoor aanvragen, dat kan via deze link.

Extendum CDD-abonnement

Met het Extendum CDD-abonnement kunt u ongelimiteerd CDD-onderzoeken uitvoeren.

Let wel: het CDD-onderzoek ondersteunt uw cliëntonderzoek maar vervangt het niet. Kantoren die aangesloten zijn bij Extendum genieten een aantrekkelijke arrangementskorting.

De kenmerken van het Extendum CDD-abonnement:

• Wwft-proof
• Onbeperkt toegang tegen een vast tarief
• Batchverwerking mogelijk
• Continue Monitoring van bestaande cliënten

Meer informatie over het Extendum CDD-abonnement treft u hier aan.