Flexibel (ver)huren van kantoorruimte, hoe doe je dat?

Hoewel de leegstand van kantoorruimte al een aantal jaren een dalende trend vertoont, kampen verhuurders van commercieel vastgoed nog steeds met leegstand. Behalve misgelopen inkomsten, kleven er meer nadelen aan leegstand. Zo kan het gevolgen hebben voor dekking, herbouwwaarde en verzekeringspremies. Bovendien neemt de kans op schades bij langdurige leegstand toe.

Flexibel

Een goede oplossing voor leegstand is flexibele en tijdelijke verhuur. Door het nieuwe werken en de digitalisering nemen productieprocessen minder ruimte in beslag. Bedrijven zijn kleiner geworden en hebben minder kapitaal nodig om een succesvol bedrijf op te starten. Bovendien zijn er steeds meer ZZP’ers in Nederland. Dat zorgt voor meer kleine huurders die een werkruimte zoeken.

Deze huurders willen vaak flexibel huren. Er zijn meerdere manieren om dit contractueel te regelen. Daarbij kunnen partijen uitgaan van een ROZ-model en daarin hun eigen aanvullende afspraken vastleggen of zelf een geheel nieuwe overeenkomst maken. Zo kun je afspreken dat de huurder een aantal dagen per maand huurt, of zelfs per dagdeel. Partijen kunnen ook met een strippenkaart werken, met een geldigheidsduur van bijvoorbeeld een half jaar of een jaar.

Servicekosten

De verhuurder en huurder kunnen zowel de prijs als de overige elementen van de huurovereenkomst flexibel maken. Ze kunnen bijvoorbeeld de huurprijs procentueel laten stijgen naarmate de huurovereenkomst langer duurt en ze kunnen de huurder laten kiezen welke services wel en niet worden afgenomen. Denk daarbij aan een receptioniste, een keukentje met koffie- en theevoorzieningen of zelfs de meubilering van het kantoor. Deze kosten vallen allemaal onder servicekosten. Servicekosten zijn wel vaak onderwerp van een geschil. Denk bijvoorbeeld aan de aanwezigheid van een receptioniste in het pand. De kosten voor een receptiedienst moeten in principe worden opgebracht door de huurders gezamenlijk. Maar wat als een aantal ruimten (nog) niet verhuurd is? Stijgen dan de kosten van de wel aanwezige huurders? Of wat als niet iedere huurder gebruik wil maken van een receptiedienst? Het is dus zaak om duidelijke afspraken te maken over de verdeelsleutel voor de verschillende huurders wanneer het gaat om collectieve voorzieningen.

Flexplekken

Ook de plaats van het gehuurde kan flexibel zijn. Het gaat dan om het gebruik van wisselende flexplekken, waarbij de huurder betaalt voor verschillende faciliteiten. In de praktijk worden dit vaak ‘serviceovereenkomsten’ genoemd, maar ondanks de naam kwalificeert een dergelijke overeenkomst gewoon als huur kantoorruimte, met de wettelijke ontruimingsbescherming voor de huurder tot gevolg. Het maakt daarbij niet uit dat de huurder steeds een andere flexplek toegewezen krijgt of zelf elke keer een andere plek mag kiezen.

Bestemming

Tenslotte is aan te raden om als verhuurder potentiële huurders vooraf goed te screenen en ook om tijdens de verhuurperiode enig toezicht op de huurders te houden. Gebruiken zij het gebouw en/of de werkplek bijvoorbeeld wel voor de bestemming waarvoor het bedoeld is? Houden zij zich bezig met louche zaken? De gevolgen van bijvoorbeeld een beslaglegging of een handhaving door de gemeente kan ook voor de verhuurder verstrekkende gevolgen hebben.

Voor meer informatie en vragen over het bovenstaande onderwerp kunt u contact opnemen met onze juridische specialisten!