Accountant, accountantskantoor en/of administratiekantoor

Regelmatig krijgen wij de volgende vraag: ‘Mag ik als accountant verbonden zijn  aan een administratiekantoor of mag ik als accountant naast mijn accountantskantoor een administratiekantoor exploiteren? En zo ja welke werkzaamheden zijn dan wel of niet toegestaan?’

Deze vraag is niet nieuw. De NBA heeft getracht met de invoering van de NVKS deze vraag te beantwoorden. Dat is gedaan in artikel 8. Hier staat, vrij vertaald:

Een accountant mag alleen bij de bedrijfsvoering van een accountantseenheid betrokken zijn als er geen informatie is die erop wijst dat de accountantseenheid of een deel van het netwerk waar de eenheid toe behoort NVKS opdrachten laat uitvoeren door een ander dan een  eindverantwoordelijk accountant of eindverantwoordelijk professional.

Vier termen zijn hierbij van belang:

• NVKS opdracht
• Accountantseenheid
• Netwerk
• Bedrijfsvoering

De eerste twee termen zijn in artikel 1 van de NVKS gedefinieerd.

Een netwerk is een meer fluïde begrip. Om dit te kunnen  plaatsen wordt aansluiting gezocht bij de NV COS-begrippenlijst, waarin een netwerk gedefinieerd staat als ‘een grotere structuur’:

1. die gericht is op samenwerking; en
2. die duidelijk gericht is op winst- of kostendeling, of het delen van gemeenschappelijke eigendom, zeggenschap of bestuur, gemeenschappelijke beleidslijnen en procedures inzake kwaliteitsbeheersing, een gemeenschappelijke bedrijfsstrategie, het gebruik van een gemeenschappelijke merknaam, of een aanzienlijk deel van de bedrijfsmiddelen’.

In het afgelopen jaar is gebleken dat de NBA/RvT zich snel op het standpunt stelt dat er sprake is van een netwerk.

Tenslotte: bij de bedrijfsvoering gaat het om de bedrijfsvoering van de accountantseenheid. Bedrijfsvoering wordt ook ruim uitgelegd en hierin zijn ondermeer begrepen: opdrachtuitvoering, personeel aannemen en ontslaan, inkoopbeleid, automatisering,  etc.

M.a.w. je bent al snel betrokken bij de bedrijfsvoering van een accountantseenheid.

Wellicht ter verduidelijking. In de NVKS wordt ook gesproken over een eindverantwoordelijke professional. Deze is ook gedefinieerd als een niet accountant die een NVKS opdracht uitvoert of een accountant naar buitenlands recht die niet in het Nederlandse register is ingeschreven. Het is dus niet een ervaren administrateur of een belastingadviseur.

Enkele voorbeelden

1. Een accountantskantoor waar de NVKS opdrachten worden uitgevoerd en daarnaast een door dezelfde accountant geëxploiteerd administratiekantoor waar uitsluitend administratieve dienstverlening plaatsvindt. D.w.z. het verzorgen van loon- en financiële administraties en het verzorgen van fiscale aangiften. Er worden geen rapportages gemaakt die voldoen aan de definitie NVKS opdracht

Conclusie: dit is toegestaan, geen enkel probleem

2. Dezelfde situatie maar nu wordt door de ervaren medewerker van het administratiekantoor voor enkele klanten een jaarrekening gemaakt. Op papier van het administratiekantoor.

Conclusie: dit is niet toegestaan, want een jaarrekening kwalificeert als NVKS-opdracht .Hierbij moet de accountant betrokken zijn. COS 4410 moet worden toegepast.

3. De accountant heeft de aandelen van zijn accountantskantoor en heeft aandelen van een administratiekantoor. Hij verricht zijn werkzaamheden in het accountantskantoor. Voor de administratie b.v. is een aparte directeur benoemt. Hij is dus niets meer of minder dan een aandeelhouder.

Conclusie:

1. Als het administratiekantoor dezelfde werkzaamheden doet als in voorbeeld 1. Geen probleem.
2. Als het administratiekantoor wel jaarrekeningen opstelt, dan volgt de discussie over het feit of deze b.v. wel of niet deel uitmaakt van het netwerk waarvan ook de accountantseenheid deel uitmaakt.

Als te weerleggen is dat niet sprake is van een netwerk dan zou deze samenwerking moeten kunnen. Maar het wachten is op de eerste uitspraken van de Accountantskamer over dit onderwerp.