Vastleggen van contactmomenten en significante aangelegenheden

Waarom de vastlegging van contactmomenten met uw klant en significante aangelegenheden belangrijk is.

Als accountant en adviseur hoort u veel van de klant en weet u veel van uw klant. Het valt ons bij Extendum regelmatig op dat deze relevante informatie niet altijd wordt vastgelegd. Ook wordt niet altijd vastgelegd dat de klant u dat heeft verteld.

Ons advies: leg relevante contactmomenten met uw klant altijd vast.

U maakt het uzelf daardoor makkelijker bij het samenstellen van de jaarstukken. U kunt informatie over de klant en uit te voeren werk makkelijker delen met en overdragen aan uw collega’s.

En; Standaard 4410 vereist dat in het samensteldossier de significante aangelegenheden worden opgenomen en hierin wordt vastgelegd hoe u daar als accountant mee omgegaan bent.

Door het jaar heen en tijdens samenstelwaardig maken van de financiële administratie

Stel; uw medewerker komt periodiek bij de klant voor de kwartaalcijfers en btw-aangiften. Vaak worden bijzondere investeringen en bijzondere posten dan al besproken of wordt doorgesproken over oude voorraden en oude debiteuren of verwachte verliezen op onderhanden projecten.

Vaak zijn dit soort posten een significante aangelegenheid voor de jaarstukken die in principe specifiek behandeld en met de klant besproken moeten worden bij het samenstellen van de jaarrekening, tenzij.

Als uw medewerker in overleg met de klant tussentijds de activastaat opstelt en eventuele voorzieningen boekt, laat hem/haar hiervan een notitie met onderbouwing maken in het administratiedossier. Leg deze gang van zaken vast in de bedrijfsbeschrijving.

Ook als u vanuit andere dienstverlening aan de klant, tussentijds aangelegenheden met de klant bespreekt die relevant en (wellicht) significant zijn voor de jaarrekening, leg dit vast in de bedrijfsbeschrijving.

De combinatie van de vastleggingen van het contact met de klant en de tussentijdse gang van zaken kan er dan voor zorgen dat dit soort posten niet of niet meer significant zijn voor de samenstelopdracht. Leg in zo’n situatie bij de initiële cijferbeoordeling wel uw conclusie vast ten aanzien van die posten die in het oog van een derde wellicht wel significant zouden zijn!

Tijdens het samenstelproces

Eén van de uitgangspunten bij een samenstelopdracht is het bespreken met de klant van significante aangelegenheden. De bespreking van de significante aangelegenheden kan plaatsvinden tijdens het bespreken van de conceptjaarrekening. Dit wordt dan vastgelegd in het bespreekverslag van de jaarrekening.

Let op; leg daarbij ook de reactie van de klant en uw conclusie op basis van die reactie vast. Wij zien te vaak dat alleen wordt vastgelegd dat deze aangelegenheden zijn besproken zonder inhoudelijke vastlegging van de bespreking.

Significante aangelegenheden kunnen ook al telefonisch of per mail zijn besproken met de klant voorafgaand aan de bespreking van de conceptjaarrekening. Let er dan op dat u een telefoonnotitie of het mailverkeer vastlegt in het samensteldossier met vermelding van uw conclusie en effect op de samenhangende jaarrekeningpost(en).

Bij de afronding van de samenstelopdracht

Vaak wordt een bevestiging bij de jaarrekening (LOR) van de klant gevraagd en ontvangen. Normaal gesproken staan daar onder meer ook bevestigingen in ten aanzien van eventuele gebeurtenissen na balansdatum en eventuele claims en rechtszaken.

Een enkele keer zien we dat accountants geen LOR gebruiken. Dan adviseren wij de bovengenoemde bevestigingen op een andere manier van de klant te vragen en vast te leggen in het samensteldossier.

Het aan de orde zijn van een gebeurtenis na balansdatum, claim of rechtszaak kan een significante invloed hebben op het beeld dat de jaarrekening geeft. Daarom is het nodig de bevestiging bij de jaarrekening te ontvangen voorafgaand aan het afgeven van de samenstellingsverklaring.

Wat als de afronding van de jaarrekening op zich laat wachten?

Als de afronding van de jaarrekening op zich laat wachten en daardoor de bevestiging (veel) eerder gedateerd is dan de samenstellingsverklaring, wat dan?

Is de periode tussen ontvangst van de LOR en de afgifte van de samenstellingsverklaring duidelijk langer dan een ruime week, dan is ons advies om telefonisch af te stemmen met de klant dat de bevestigingen nog geldend zijn en deze afstemming vast te leggen in het samensteldossier. Bij een langdurigere periode adviseren wij u om een nieuwe LOR op te vragen bij de klant.

Conclusie

Bent u, of een medewerker, tussentijds betrokken bij de klant en worden daarbij aangelegenheden besproken die voor de jaarrekening significant kunnen zijn? Dan adviseren wij u daarvan bespreeknotities vast te leggen, mede ten behoeve van de samenstelopdracht. Daarmee maakt u het uzelf makkelijker bij het samenstellen van de jaarrekening, omdat deze aangelegenheden dan wellicht niet meer significant zijn tijdens het samenstelproces van de jaarrekening.

Zorg ervoor dat uit de gespreksnotities blijkt:

• wat met de klant is besproken;
• indien van toepassing, met wie namens de klant gesproken is;
• wat de uitkomst van de bespreking is;
• en, waar relevant, wat uw conclusie is.

Contact

Heeft u naar aanleiding van dit artikel nog vragen of opmerkingen, of wilt u een ander onderwerp bespreken? Neemt u dan contact met ons op, we helpen u graag.