Oortjes of koptelefoon en de WKR

Als werkgever kunt u ervoor kiezen om oortjes of koptelefoons voor uw medewerkers te vergoeden vanuit de werkkostenregeling (WKR).

Hierbij zijn er twee scenario’s te overwegen binnen de WKR: de vrije ruimte en de gerichte vrijstelling. In dit artikel bespreken we beide opties en geven we u achtergrondinformatie om een weloverwogen beslissing te kunnen nemen.

Scenario 1: Vrije ruimte

Wat is de vrije ruimte?
De vrije ruimte binnen de WKR stelt werkgevers in staat om onbelaste vergoedingen en verstrekkingen aan hun medewerkers te geven, zolang deze binnen een bepaald percentage van de totale loonsom vallen. Voor 2024 is dit percentage 1,92% van de eerste € 400.000 van de fiscale loonsom en 1,18% voor het bedrag daarboven.

Oortjes of koptelefoons in de vrije ruimte.
Als de oortjes of koptelefoons die u verstrekt niet noodzakelijk voor de werkzaamheden zijn, vallen deze binnen de vrije ruimte. Dit betekent dat u de kosten hiervoor kunt vergoeden zonder dat er loonheffingen verschuldigd zijn, mits de totale vergoedingen binnen de vrije ruimte blijven en mits aangewezen als eindheffingsbestanddeel. Dit kan alleen als ook voldaan wordt aan de zogenaamde gebruikelijkheidstoets.

Scenario 2: Gerichte vrijstelling

Wat is een gerichte vrijstelling? Voor vergoedingen en verstrekkingen die als eindheffingsbestanddeel zijn aangewezen kan een gerichte vrijstelling van toepassing zijn. Het gaat hier om specifieke in de wet genoemde vergoedingen en verstrekkingen.

In paragraaf 22.1.7 van het Handboek Loonheffingen is een overzicht opgenomen van de vergoedingen en verstrekkingen.

Gebruikelijkheidstoets

De regeling moet gebruikelijk zijn binnen de sector en mag niet leiden tot een onevenredig voordeel voor de werknemer. Alle toegewezen vergoedingen en verstrekkingen binnen het jaar moeten de gebruikelijkheidstoets doorstaan. Als het totaal van aangewezen vergoedingen en verstrekkingen op jaarbasis niet hoger is dan € 2.400, neemt de Belastingdienst aan dat is voldaan aan het gebruikelijkheidscriterium.

Conclusie

Bij het vergoeden van oortjes of koptelefoons kunt u kiezen tussen opname in de vrije ruimte of het toepassen van een gerichte vrijstelling. Beide opties hebben hun eigen voorwaarden en voordelen.

Meer informatie

Voor specifieke situaties en complexe vragen is het raadzaam om professioneel advies in te winnen. De adviseurs van Extendum kunnen u hierbij ondersteunen en zorgen dat alle regelingen correct worden toegepast. Neemt u gerust contact met ons op.