Correctie van onterecht ontvangen reiskostenvergoeding en de WKR

Het komt voor dat een werknemer een reiskostenvergoeding ontvangt zonder rekening te houden met feestdagen, ziekte of vakantie, waardoor er feitelijk te veel onbelast is vergoed. In dit artikel bespreken we de mogelijke manieren om dit recht te zetten en geven we aanvullende informatie over de werkkostenregeling (WKR).

De casus

In de eerste drie maanden van het jaar heeft een werknemer een reiskostenvergoeding ontvangen die niet gecorrigeerd is voor dagen waarop niet is gereisd vanwege feestdagen, ziekte of vakantie. Hierdoor heeft de werknemer een hogere onbelaste vergoeding gekregen dan waar hij of zij recht op had.

Oplossingen voor correctie

Er zijn twee manieren om deze situatie te corrigeren:

1. Terugbetaling door de werknemer
2. Gebruik van de vrije ruimte binnen de WKR

1. Terugbetaling door de werknemer

Hoe werkt het?
De eenvoudigste manier om de onterecht ontvangen reiskostenvergoeding te corrigeren, is door de werknemer het te veel ontvangen bedrag terug te laten betalen aan de werkgever.

Voordelen:

• Eenvoudige administratie:
  Deze methode is administratief eenvoudig en zorgt ervoor dat de loongegevens van de werknemer correct blijven.
• Geen impact op de WKR:
  Er is geen impact op de vrije ruimte binnen de WKR, wat gunstig kan zijn als deze ruimte al beperkt is.

Nadelen:

• Administratieve last voor de werknemer:
  De werknemer moet het te veel ontvangen bedrag terugbetalen.

2. Gebruik van de vrije ruimte binnen de WKR

Hoe werkt het?
Een alternatieve methode is om het te veel ontvangen bedrag onder te brengen in de vrije ruimte binnen de WKR, waardoor het alsnog onbelast kan worden vergoed.

Voordelen:

• Geen terugbetaling door de werknemer:
  De werknemer hoeft geen geld terug te betalen, wat deze optie aantrekkelijker kan maken.
• Gebruik van bestaande regeling:
  Dit maakt gebruik van de bestaande WKR-regeling, wat administratief eenvoudig kan zijn.

Nadelen:

• Beperkte vrije ruimte:
  De vrije ruimte binnen de WKR is beperkt. Als deze ruimte al grotendeels is benut, kan het aanwijzen van extra bedragen leiden tot overschrijding van de vrije ruimte, wat resulteert in een eindheffing van 80% over het meerdere.

Achtergrondinformatie: Werkkostenregeling (WKR)

De WKR stelt werkgevers in staat om bepaalde vergoedingen en verstrekkingen belastingvrij aan hun werknemers te geven, zolang deze binnen de vrije ruimte blijven. De vrije ruimte is een percentage van de totale fiscale loonsom van alle werknemers, namelijk 1,92% van de eerste €400.000 van de loonsom en 1,18% van het bedrag daarboven.

• Gebruikelijkheidstoets:
  De vergoeding moet binnen de gebruikelijkheidstoets vallen, wat inhoudt dat deze niet meer dan 30% mag afwijken van wat in vergelijkbare situaties gebruikelijk is.

Conclusie

Het corrigeren van onterecht ontvangen reiskostenvergoeding kan op twee manieren gebeuren: door terugbetaling door de werknemer of door gebruik te maken van de vrije ruimte binnen de WKR. Beide methoden hebben hun eigen voor- en nadelen. Het is belangrijk om de optie te kiezen die het beste past bij de administratieve mogelijkheden van uw bedrijf en de voorkeuren van uw werknemers en u als werkgever.

Meer informatie

Voor specifieke situaties en complexe vragen is het raadzaam om professioneel advies in te winnen. Extendum kan u hierbij ondersteunen en zorgen dat alle regelingen correct worden toegepast. Neem gerust contact met ons op, wij helpen u graag.