Voldoet uw organisatie aan de nieuwe Wet Bescherming Klokkenluiders?

Let op!

In sommige gevallen gelden de nieuwe Europese richtlijnen op de interne meldprocedure ook voor werkgevers met minder dan 50 werkzame personen. Dit is wanneer een werkgever onder de Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme (Wwft) valt. Iedereen die te maken heeft met geldstromen of met de aankoop en verkoop van (dure) goederen valt onder de Wwft. Dit zijn bijvoorbeeld accountants, belastingadviseurs, banken, makelaars, notarissen, advocaten en mensen die bemiddelen bij de aankoop en verkoop van bijvoorbeeld voertuigen, kunstvoorwerpen en juwelen.

De Wbk geeft ook aan dat er een onafhankelijke meldfunctionaris en onderzoekfunctionaris aangewezen dient te worden.

Klokkenluidersregeling

De interne meldprocedure van de klokkenluidersregeling dient, op grond van artikel 2 Wbk, er in te voorzien dat melder(s) van misstanden en integriteitsschendingen worden beschermd.

Dit betekent concreet dat de procedure in ieder geval de volgende onderdelen bevat:

• Iedereen die werkzaamheden voor u verricht, moet intern kunnen melden. Het gaat om mensen met wie u een werkrelatie heeft (gehad). Hieronder vallen in elk geval werknemers, ambtenaren, zzp’ers, aandeelhouders en bestuurders, vrijwilligers en stagiairs, personeel van aannemers en leveranciers, ex-werknemers en andere personen van wie de werkrelatie is beëindigd, sollicitanten en andere personen van wie de werkrelatie nog moet aanvangen. Bovendien mogen melders, maar óók degenen die de melder bijstaan, niet worden benadeeld. Dat kunnen bijvoorbeeld collega’s, vertrouwenspersonen, advocaten, vakbondsafgevaardigden of familieleden zijn.
• De definitie misstand is uitgebreid met schending van het Unierecht, dreigende misstanden en (dreigende) schending van interne regels van de organisatie. Het Unierecht omvat het geheel van alle Europese wetten, regels, verordeningen, richtlijnen en besluiten die alle lidstaten (waaronder Nederland) van de Europese Unie hebben afgesproken.
• De mogelijkheid wordt geboden voor het indienen van zowel een schriftelijke als mondelinge melding. En dat dit via een onafhankelijk, toegankelijk en anoniem meldpunt is. Denk hierbij aan bijvoorbeeld het aanstellen van een (externe) vertrouwenspersoon of meldfunctionaris.
• Er is gefaciliteerd dat binnengekomen meldingen onafhankelijk worden beoordeeld door een (externe) commissie/onderzoekfunctionaris, waarbij de privacy en anonimiteit van de melder wordt beschermd. Tenzij de melder toestemming geeft om zijn/haar identiteit bekend te maken.
• De melder heeft rechtsbescherming (zoals het verbod op benadeling door werkgever na het melden van een vermoedelijke misstand of inbreuk op het Europese recht), ofwel direct extern melden is mogelijk. Waarbij geïnformeerd wordt over de manier waarop meldingen over vermoedelijke misstanden en integriteitsschendingen buiten de organisatie kunnen worden gedaan bij bevoegde autoriteiten.
• Een melder wordt niet aansprakelijk gesteld voor het doen van een melding (vrijwaring van gerechtelijke procedures).
• Hoe meldingen binnen de organisatie worden geregistreerd.
• De melder krijgt binnen zeven dagen na indienen van de melding een ontvangstbevestiging.
• De melder krijgt binnen een redelijke termijn van maximaal 3 maanden, na verzending van de ontvangstbevestiging, informatie over de beoordeling en eventuele opvolging van de melding.

Het aanstellen van een onafhankelijk meldpunt en onderzoekpunt

Het meldpunt heeft een belangrijke rol in de klokkenluidersregeling. Zo is het meldpunt onder andere verantwoordelijk voor het ontvangen, registreren en beoordelen van meldingen. Ook zal het meldpunt het contact onderhouden met de melder. Het meldpunt zal de leiding van de organisatie adviseren over het opstarten van een onderzoek bij het onafhankelijke onderzoekpunt, ondersteunen bij het bewaken van de termijnen en het monitoren van het gehele proces. Het onderzoekpunt is vervolgens verantwoordelijk voor de zorgvuldige opvolging van de melding en zal het onderzoek uitvoeren.

Veel werkgevers maken een splitsing tussen het meldpunt en het onderzoekpunt en verdelen beide rollen over verschillende functionarissen. Een werkgever mag ook beslissen om de functionaris van het meldpunt ook onderzoek uit te laten voeren. Hierbij is het wel van belang dat de functionaris van het meldpunt over de juiste kennis en ervaring op het gebied van onderzoek doen beschikt. Vanwege het feit dat deze kennis en ervaring vaak ontbreekt binnen kleine en middelgrote bedrijven, is het advies om een onafhankelijk onderzoeksbureau in te schakelen op het moment dat een melding onderzocht moet worden.

Bij het aanstellen van een onafhankelijk meldpunt is het belangrijk om rekening te houden met de volgende punten:

• Belangenverstrengeling: Kan het meldpunt niet in conflict komen met andere belangen die hij/zij heeft in de organisatie op het moment dat er een melding wordt gedaan. Denk bijvoorbeeld aan iemand die de rol heeft van leidinggevende waarvoor andere belangen kunnen gaan spelen vanuit deze rol;
• Toegankelijk: Is het meldpunt toegankelijk genoeg voor werknemers om (vermoeden van) een misstand te melden? Dit kan bijvoorbeeld aan een directielid zijn die een drempel vormt voor een werknemer om een melding te maken vanwege de afhankelijkheidsrelatie die deze werknemer heeft;
• Kennis en ervaring: Heeft het meldpunt voldoende kennis en ervaring om (vermoedens van) meldingen te kunnen beoordelen en om te kunnen kwalificeren of sprake is van een misstand? Dit kan onder andere het bieden van een training/opleiding aan de functionaris zijn;
• Dubbele/conflicterende rollen: Heeft het meldpunt geen dubbele rollen die elkaar kunnen conflicteren gedurende het proces? Denk hierbij aan het optreden als meldpunt en vervolgens een (arbeidsrechtelijk) besluit c.q. maatregel moeten nemen op grond van het onderzoeksrapport.

Advies & ondersteuning

Extendum heeft recent haar model van de Klokkenluidersregeling aangepast naar de nieuwe Europese richtlijnen. Heeft u vragen over het opstellen of aanpassen van uw interne meldprocedure? Of wilt u advies over het aanstellen van een onafhankelijk meldpunt of onderzoekpunt? Neem dan contact op met Marlou Werkmeester.